Группа РПК

Главная | О компании | Статьи | Особенности закупок перевода

Особенности закупок перевода

Разбираемся, почему результаты закупок часто неоптимальны и как этого избежать.

Лав ми, тендер!

Многие крупные компании, государственные учреждения и международные организации отбирают поставщиков услуг перевода с помощью процедуры закупки. На нее тратится много ресурсов: проводится анализ рынка, составляется документация, привлекаются потенциальные подрядчики. Те, в свою очередь, собирают массу документов, которые потом требуется проанализировать, чтобы определить победителя.

Бывает очень обидно, когда выбранная с таким трудом компания не соответствует ожиданиям. Как это ни странно, победитель закупки может отказаться заключать договор. Клиенты рассказывали о случаях, когда подрядчики, выбранные за низкую цену, на этапе заключения контракта приходили «договариваться». Или же выяснялось, что при подаче предложения была указана «базовая цена», а по факту применяется масса непрозрачных наценок. Даже при наличии договора поставщик может оказывать услуги нестабильного или стабильно низкого качества, срывать сроки, не отвечать на звонки и письма.

При этом возможности сменить исполнителя чаще всего нет: договор заключается на срок от одного до пяти лет. Что самое неприятное, если отбор ведется по формальным критериям, в следующей закупке может победить та же компания.

Разбираемся, почему результаты закупок часто неоптимальны и как этого избежать.

Кто меньше?

Не секрет, что большинство закупок ориентированы на получение самой низкой цены. В российских реалиях ценовой критерий часто имеет вес 50% и более. Неудивительно, что и результат получается соответствующим.

Конечно, внутреннюю политику закупок и тем более законодательство поменять сложно. Но есть несколько способов избежать выбора поставщика, который экономит на качестве.

Для исключения поставщиков, которые пытаются «взять дешевизной», в тендерную документацию иногда вносится антидемпинговая оговорка. Если цена какого-то из поставщиков существенно ниже средней по всем поданным предложениям, его заявка не рассматривается. Разумеется, «существенно» надо конкретизировать — например, на 20% ниже среднего значения.

Для привлечения к участию в закупке подрядчиков из премиум-сегмента практикуется разделение на лоты. Предполагается, что поток заявок на перевод делится на более и менее важные. Соответственно, по одному из лотов устанавливаются более высокие требования к качеству, оправдывающие более высокую цену. При этом поставщики могут претендовать только на один лот по своему выбору. Обычно более дешевые подрядчики выбирают лот попроще и конкурируют друг с другом по цене.

Многие международные организации отбирают исполнителей в два этапа. Сначала анализируют только технические предложения и определяют лучших — на второй этап проходят только они. И лишь затем вскрывают финансовые предложения выбранных на первом этапе участников. Этот вариант, пожалуй, можно считать самым надежным.

Оценка качества

На этапе закупки довольно сложно оценить качество работы потенциального подрядчика.

Самый очевидный способ — тестовый перевод. В таком случае у вас должен быть компетентный специалист, способный и готовый оценить все выполненные проверочные задания.

Впрочем, тест чаще всего показывает максимальное качество, на которое способен подрядчик. Если он выполнен плохо — можно с чистой совестью отсеять претендента. Но хороший тест — это, к сожалению, не гарантия поддержания такого же качества в течение всего срока действия договора. Часто на этапе проверки привлекают хороших дорогих специалистов, а после победы в конкурсе используют совсем других переводчиков.

Еще один способ проверки — рекомендательные письма, копии договоров с другими заказчиками, наличие добровольной сертификации. Увы, ничто из этого не может служить гарантией качества. Сертификаты покупаются и продаются. Наличие договора — вовсе не показатель. (Вам ведь тоже не всегда везло с поставщиками? А договор с ними был.) Кроме того, во многих серьезных организациях действует жесткая политика конфиденциальности. Подрядчик часто не имеет права предоставлять третьим лицам копию договора. Да и на рекомендательные письма такие организации не слишком щедры.

Мы рекомендуем вместо сбора пачки документов попросить контакты представителей двух-трех клиентов компании. Подготовьте список неформальных вопросов, чтобы получить искренние ответы вместо типового рекомендательного письма. Лучше задавать открытые вопросы, то есть те, на которые нельзя ответить просто «да» или «нет». «Как строилась работа с подрядчиком? Как он реагировал на претензии? Как действовал в форс-мажорных ситуациях?».

Кстати, просить лучше рабочую почту и номер рабочего телефона. Так вы сможете убедиться, что общаетесь действительно со сторонней организацией, а не с кем-нибудь из сотрудников кандидата, играющим роль клиента.

Формальные критерии

Некоторые компании вообще выпадают из рассмотрения, решая не принимать участие в закупке. Если их цены не вписываются в ваш бюджет, то отказ — это хорошо. Зачем тратить время на рассмотрение заведомо слишком дорогого поставщика? Но если вас стабильно не устраивает качество перевода на рынке, возможно, стоит обратить внимание на премиум-сегмент.

Но иногда проблема не в цене, а в соответствии критериям закупки. Так, некоторые компании требуют наличия офисов в городах своего присутствия. Поскольку большая часть работы сейчас осуществляется дистанционно, это вряд ли разумно. Если вам требуется только письменный перевод, это условие лучше исключить. Если необходим и устный, можно сделать одним из критериев отбора наличие у компании переводчиков в этих городах.

Требования о наличии переводчиков в штате или оборудования в собственности тоже не всегда оправданны. В штат чаще идут менее опытные переводчики. И арендованное оборудование часто бывает современнее собственного. Так что здесь лучше подходить к вопросу гибко.

Сейчас модно требовать оказания услуг в формате 24/7. Многие компании заявляют о таком графике. Но по факту на срочные письма, направленные им в пятницу после шести, отвечают только в понедельник. Если этот критерий вам важен, не поленитесь проверить его соблюдение.

Формальности могут встать на пути заключения контракта и после отбора поставщика. Так бывает, если в проекте договора содержатся условия, которые принципиально важны для одной из сторон и категорически неприемлемы для другой.

Здесь рецепт прост: в закупочную документацию можно включить проект договора, предложив претендентам подать в составе предложения проект разногласий. Это лучше, чем требование принять проект договора в неизменном виде. Вполне возможно, требования потенциального поставщика вполне удовлетворимы.

Как получить лучшую цену на письменный перевод

Нет, мы не про выкручивание рук поставщикам и не про торги на снижение. Достаточно просто грамотно составить документацию.

Например, для получения оптимального ценового предложения имеет смысл разделить перевод с иностранного языка на русский язык и с русского на иностранный. Письменный перевод на иностранный язык часто стоит дороже, чем на русский. По-хорошему, для этого нужны носители языка, на который выполняется перевод. А в этом случае затраты поставщика, как правило, выше (хотя бы за счет валютных платежей). Поэтому если запросить единую цену на перевод в обе стороны, подрядчику придется ориентироваться на верхнюю планку, чтобы не уйти в минус. Так что заказчик будет переплачивать за перевод на русский язык.

Перевод на разные языки тоже может стоить по-разному. Кто-то делит языки на европейские и восточные, кто-то дробит по регионам (Северная Европа, Западная Африка), кто-то применяет другие критерии. В любом случае действует тот же принцип: если вы делите языки на группы, цену вы получите за самый дорогой вариант. Поэтому лучше запросить цену на все нужные языки по отдельности. Или выделить в отдельные пункты хотя бы основные языки, а менее нужные сгруппировать.

Не забывайте о наценках. Некоторые поставщики указывают лишь «базовую» ставку за перевод. Впоследствии к ней применяются надбавки: за редактуру, форматирование, сложность, срочность, работу в неурочные часы и так далее. В результате сумма может вырасти в два-три раза. Поэтому имеет смысл расшифровать понятие «базовой цены», уточнить условия применения и размер наценок. Например, если вам требуется качественный перевод, готовый к публикации, имеет смысл потребовать включения в базовую цену редактирования, корректуры, форматирования. А вот если перевод обычно несрочный (менее 8-10 страниц в сутки), можно оговорить наценку за срочность.

Как получить лучшую цену на устный перевод

В России устный перевод обычно осуществляется в обе стороны, поэтому разделять перевод на русский и иностранный не требуется.

Однако последовательный и синхронный перевод иногда стоят по-разному. Кроме того, к синхронному переводу обычно привлекаются два человека, для последовательного обычно достаточно одного. Но цену лучше запрашивать за одного переводчика и уточнять, что для синхронного вы планируете привлекать двоих. Дело в том, что на мероприятиях продолжительностью менее 40 минут может работать один синхронист. А бывают мероприятия, на которых требуется синхронный перевод в течение, допустим 2 часов, а потом последовательный до конца дня. Тогда один из переводчиков может отработать полный день, а второй – только составить ему пару на синхрон.

Очень часто в качестве единицы измерения услуг устного перевода закупщики указывают один час. Но большинство профессиональных переводчиков не работают по такому принципу. Почти у всех есть минимальный заказ – как правило, полдня (не более 4 часов). Также применяются ставки за день (8 часов) и час сверхурочно (по истечении 8 часов). Запрос цены по этому принципу позволит получить оптимальные расценки.

Если заказчик настаивает на почасовой ставке, исполнитель заложит все свои расходы в первый час. Получится, что за все остальные часы заказчик будет переплачивать. Поэтому если вы все же решили придерживаться почасовой ставки, укажите минимальный заказ (хотя бы три часа). Так у вас больше шансов получить хорошую цену.

Некоторые заказчики требуют включить в цену командировочные расходы. Это уже совсем неоптимальный вариант: ведь цены могут существенно различаться в зависимости от пункта назначения. Разумеется, поставщик будет подстраховываться и указывать максимальные суммы. Да еще и добавит что-нибудь сверху на всякий случай: ведь итоговые тарифы от него не зависят и могут меняться.

Как получить лучшую цену на оборудование для конференций

Часто в закупку перевода включаются и сопутствующие услуги — например, оборудование для синхронного перевода или платформа для видеоконференций. Это разумно, поскольку избавляет вас от необходимости проводить дополнительную закупку и сокращает нагрузку на сотрудников, которые оформляют заказы на перевод. Многие переводческие компании закупают собственное оборудование или устанавливают партнерства с поставщиками технического сопровождения. Поэтому имеет смысл допустить привлечение соисполнителей по договору.

При техническом сопровождении мероприятий тоже существует масса нюансов. Часто закупщики просят указать цену за комплект на определенное количество слушателей. Это удобно, потому что не приходится разбираться, сколько какого оборудования необходимо для мероприятия.

Однако если вместо 100 слушателей у вас будет, скажем, 80, получится, что вы снова переплачиваете. Кроме того, для поставщика оборудования важно знать количество выступающих, формат мероприятия (трибуна, президиум с микрофонами, вопросы из зала), параметры помещения. Если попросить цену за комплект, естественно, это всё будет закладываться по максимуму.

Поэтому мы рекомендуем предусмотреть единичные расценки за каждый вид оборудования, предложить поставщику самостоятельно дополнить список, при необходимости и отдельно рассчитать цену для условного мероприятия.

Кроме того, мы не рекомендуем включать в цену доставку в другие города. Если это актуально, запросите отдельные цены. Возможно, у подрядчиков есть там филиалы или партнеры.

Поскольку доставка и монтаж занимают немало времени, срок аренды обычно измеряют в днях. В некоторых случаях также придется заплатить за дни монтажа/демонтажа (если установить и разобрать оборудования в день мероприятия невозможно). В таблице цен стоит предусмотреть для этого дополнительные графы.

Резюме

Для тех, кто не любит лонгриды, свели основные рекомендации в краткий перечень. И добавили еще несколько – от щедрот!

  • Низкая цена — повод насторожиться, а не обрадоваться. Бороться с занижением цен помогут антидемпинговая оговорка, разделение на лоты и двухэтапный отбор: сначала по качеству, потом по стоимости.
  • Не доверяйте бумагам — общайтесь с людьми. Просите контакты действующих клиентов (рабочую почту и рабочий телефон).
  • Не ориентируйтесь на формальные критерии. Сосредоточьтесь на том, что вам действительно важно.
  • Включите в закупочную документацию проект договора и предложите потенциальным поставщикам сформулировать разногласия (при наличии).
  • Запросите цены на все языки по отдельности. В письменном переводе разделите перевод на русский и на иностранный языки.
  • Почасовые расценки на устный перевод — не самая лучшая идея. Если иначе никак, укажите продолжительность минимального заказа.
  • Не пытайтесь запихнуть в единичную цену всё. Командировочные расходы и доставку оборудования лучше компенсировать по факту.
  • Чтобы сориентироваться в тарифах на оборудование, запросите единичные цены и попросите рассчитать смету на мероприятие с заданными параметрами.
  • Изучайте особенности переводческого рынка. Это поможет грамотно составить документацию и сэкономить.
  • Уточняйте наличие наценок, условия их применения и размер.
  • Привлекайте к составлению документации переводческий отдел или штатного переводчика (если они у вас есть). Они помогут избежать ошибок.
  • Ведите собственный внутренний реестр недобросовестных поставщиков. Не ленитесь оформлять рекламации — это поможет предотвратить повторную победу халтурщиков.
  • Если есть возможность, заключите договоры с несколькими поставщиками. С кем-нибудь да повезет!

Статьи

Радио или инфракрасное?

Этот вопрос способен поставить заказчика в тупик, даже если он понимает, что речь идет об оборудовании для синхронного перевода.